Gestión administrativa para empresas

Desde MADEMI deseamos ayudar a su organización a que esta pueda conseguir sus objetivos empresariales gracias a una correcta gestión de los recursos de la empresa. Hablamos de realizar una adecuada planificación tanto en el caso de la gestión de recursos humanos como, por otro lado, la de los bienes materiales, recursos económicos y financieros, etcétera.

Desde el departamento administrativo de la empresa se deberán realizar todo tipo de labores que nos ayuden a poder gestionar de forma eficaz todos estos bienes tan valiosos para la empresa, que, gracias a una buena dirección, nos ayudarán a poder obtener los objetivos que nos proponemos a nivel empresarial: un aumento de las ventas del trimestre, una optimización en el gasto de materias primas, un aumento del volumen de producción, mejoras en la cadena de logística...

¿Qué es la gestión administrativa?

La gestión administrativa es el conjunto de actividades que se realizan para dirigir una organización mediante la gestión eficiente de las tareas, esfuerzos y recursos que esta posee.

Una correcta gestión implica la preparación anticipada de la organización y su disposición para actuar con antelación ante cualquier posible adversidad, problema o decisión que deban resolver.

La gestión de los recursos empresariales, la coordinación de las acciones y la organización de los distintos roles que se desempeñan en la empresa nos permite poder estar alerta ante cualquier posible problema, además de ayudarnos a alcanzar los objetivos empresariales fijados.

La ayuda de un guía que nos ayude a conducir de forma sistemática la gestión administrativa de nuestra organización nos otorgará grandes beneficios en cuanto a las ventajas nombradas anteriormente.

¿En qué consiste la gestión administrativa?

En el proceso de gestión administrativa entran en juego varias fases que son la que nos permitirán poder realizar esta labor de forma metódica y organizada. Son:

• Planificación: Es una función necesaria para guiar y desarrollar de forma exitosa las siguientes etapas. Se ocupa de la definición de objetivos y estrategias y de la organización de los recursos necesarios y las acciones a realizar en el corto plazo para lograr la consecución de las metas propuestas. Para llegar a esta fase es esencial realizar un análisis interno y externo, a través de diversas herramientas como el análisis DAFO, que nos permitirán poder aumentas los conocimientos que tenemos sobre la empresa para que de esta forma podamos tomar acciones en consecuencia con estos datos recopilados.
• Organización: Una vez definidos los anteriores puntos en la etapa de planificación, pasaremos a construir una estructura que nos permita poder distribuir los recursos humanos y económicos con los que cuenta la empresa para poder gestionarlos y coordinarlos de tal forma que nos permita poder alcanzar los objetivos planificados a tiempo. La gestión del trabajo según los roles de cada empleado y la organización de los recursos asignados a cada departamento son dos de las tareas fundamentales a tratar en esta fase.
• Dirección: Consiste en la ejecución de las estrategias planificadas con una clara orientación hacia las metas que deseamos alcanzar. Una correcta administración de la motivación del equipo y la comunicación entre departamentos, todo ello con la ayuda de un líder, será esencial para lograr nuestros objetivos.
• Control: Durante la ejecución de las acciones planteadas se deberá verificar que las tareas diarias estén alineadas con las estrategias definidas en la fase de planificación, con el fin de optimizar la toma de decisiones, poder corregir algunas desviaciones en la planificación prevista, solucionar problemas puntuales y realizar un análisis de los resultados obtenidos. Realizar este análisis de forma profesional y transparente nos ayudará a conseguir una mejora continua en el proceso.

Funciones de la gestión administrativa

De dirigir la gestión del departamento administrativo se ocupa el gerente administrativo, que es el encargado de supervisar todas las operaciones de la organización y la persona que se ocupa de coordinar el flujo de información y el trabajo de los departamentos para asignarles los recursos de forma adecuada. Apoya un valor añadido a la empresa, pudiendo recopilar información con la que poder tomar decisiones objetivas que ayuden a alcanzar los objetivos empresariales.

Este gerente cuenta a su cargo con un equipo de trabajo que formará el equipo administrativo. En este departamento se repartirán diversas responsabilidades a cumplir, pudiendo realizar tareas como:

• Definir y elaborar diversas políticas internas y normas que permitan regular el trabajo.
• Liderar equipos de trabajo.
• Implementar mejoras en las políticas de RRHH.
• Preparar planes y previsiones de ventas.
• Supervisar la ejecución presupuestaria de la organización.
• Informar al equipo directivo de todas las gestiones realizadas.

En este último aspecto, debemos recalcar que, a la hora de plasmar todo el trabajo realizado, se elabora un documento conocido como informe administrativo, que pasaremos a detallar a continuación.

¿Para qué sirven los informes administrativos?

Con los informes administrativos obtenemos un documento escrito en el que se da a conocer el estado de cualquier actividad o estudio realizado a nivel administrativo. Este informe se dirige hacia el equipo directivo y ejecutivo, como un apoyo para la toma de decisiones y en la búsqueda de mejoras a nivel interno.

Se realizan de forma programada y con un enfoque a la mejora y eficiencia, detectando problemas y sus posibles soluciones.

Para diseñar un informe administrativo se incluyen los puntos a tratar en dicho documento y se expone la información apoyándose de gráficos, tablas y cuadros que ayuden a facilitar su comprensión. Se explicarán los problemas encontrados durante la labor de la gestión administrativa, y unas posibles soluciones a emprender en base a la información que este departamento posee, para así poder tomar una decisión objetiva.