Toda empresa debe estar al día de los pagos y para ello es necesario llevar un control de las cuentas de proveedores y clientes. Una forma de hacerlo es mediante la implantación de un sistema de gestión que nos ayudará a determinar la relación entre ambas cuentas para evitar sorpresas dentro del estado económico de la empresa.
Hay que hacer dos diferenciaciones claras. La cuenta de clientes se trata de un activo. Ahí recogemos las deudas de los clientes cuando aún no las han pagado en su totalidad.
La cuenta de proveedores pertenece al pasivo, donde se encuentran las deudas de la propia empresa con sus proveedores.
La contabilidad de la cuenta de clientes
El departamento de contabilidad de una empresa se encargará de las facturas de los clientes cuando estos no pagan al contado y existe una deuda por pagar a la empresa. Esta información aparecerá bajo el nombre de clientes en el activo y tratará de contabilizar los cobros pendientes según el Plan General Contable.
Es importante hacer un seguimiento de los cobros y de la deuda que queda aún por solventar.
La contabilidad desarrollada de las cuentas de clientes recogerá todo tipo de movimientos como los pagos, los impagos, devoluciones o abonos. De esta forma se mantendrá un control de las cuentas que aún no se han cerrado.
Este control es mucho más fácil mediante un programa de contabilidad, avisando sobre la proximidad de expiración de algunas deudas.
La función de la administración de la cuenta de clientes no es solo recoger y controlar las deudas de los clientes, sino que también nos sirve para hacer cálculos de futuras operaciones con clientes.
Las principales funciones de la cuenta de clientes son:
- La gestión de crédito
- Análisis de crédito
La gestión de crédito
Se debe de mantener una constante supervisión de los pagos de los clientes, avisar a los clientes cuando un plazo está próximo a pasar para que puedan realizar el pago lo antes posible. También es importante comunicarse con la empresa para que pueda reaccionar a los impagos.
Los pagos por mensualidades mediante domiciliación bancaria son los más comunes ya que permiten cobrar el importe de forma automática.
Analisis de credito
Para el análisis del crédito se deberán tener en cuenta las cuentas que faltan por cobrar de los clientes y los hábitos de pago, es decir, como suele pagar el cliente sus deudas.
Con ello la persona encargada para la contabilidad conocerá la liquidez de la empresa y la situación económica de la empresa. Conociendo los hábitos de los clientes podremos conocer cuáles serán los riesgos a los que se enfrentará la empresa.
Balance de saldos
Gracias al balance de saldos descubriremos los límites, los vencimientos de cobros a clientes y la superación de los plazos.
En el punto opuesto, se encuentran las cuentas deudoras, es decir, las cuentas que deberá pagar la empresa, normalmente a sus proveedores.
La comparación de estos dos datos es muy importante ya que nos dirá cuál es la liquidez de la empresa.
El control de proveedores
El control de proveedores se realizará mediante la implantación de sistemas de gestión.
A parte de los problemas relacionados con el pago a proveedoresproblemas que pueden surgir de la cuenta de proveedores y afectar al funcionamiento de una empresa.
Uno de los más comunes es depender del proveedor para recibir un producto o servicio que no llega o no es exactamente el que se ha solicitado.
Es importante llevar un seguimiento de los proveedores respecto a la línea y plazos de la empresa e interpretar aquellos que no encajan con los parámetros definidos.
Hacer una previsión del flujo de caja es indispensable para asegurarse que la empresa puede hacer frente a cualquier situación. Estas previsiones se hacen mediante la analítica predictiva que nos ayudará a ver la empresa en el futuro y disminuir el nivel de riesgo de ciertas operaciones. En definitiva, ayudará a mejorar la gestión de la empresa.
Si su empresa necesita mejorar el control de clientes y proveedores para llevar al día las cuentas, póngase en contacto con nuestros profesionales. Le ofreceremos asesoría financiera y control de cuentas para su empresa.